İş yerindeki verimliliği yüksek tutmak her zaman mümkün olmuyor. Günde 8 saat, haftada toplam 40 saatlik bir mesainin ne kadarını yeterince verimli geçirdiğinizi hiç düşündünüz mü?

Yapılan araştırmalar, aslında bu 40 saatlik mesainin büyük bir kısmının, çalışanların gereksiz olduğunu nitelendirdiği faktörlerce bölündüğünü gösteriyor. Scoro isimli veri yönetim firmasının yaptığı araştırmada iş yerlerinde verimliliği düşüren faktörler belirtilmiş. Infografiği aşağıda sizinle paylaşıyoruz; fakat İngilizce bilmeyenler için, araştırmada paylaşılan verileri de burada sizinle paylaşacağız.

• Katılımcıların yüzde 89’u ofiste boşa giden vakitlerinin olduğunu belirtiyor.
• Çoğu kişi mesai saatlerinin sadece yüzde 60’lık bölümünde çalışma fırsatı bulduğunu söylüyor. Bunu oranladığımızda ise çalışanlar 5 iş gününün sadece 3’ünde çalışma fırsatı buluyor.
• Ofis çalışanlarına göre en büyük vakit kaybına neden olan durum, çok fazla toplantı olması.
• Yöneticiler yılda 6 haftalarını, kayıp dosyaları aramakla geçiriyor.
• Şirket içindeki dosyaların yüzde 15’i kayboluyor.
• Yöneticilerin yüzde 50’sinden fazlası takımlarıyla çalışmaya daha fazla vakit ayırıyor.
• Ortalama bir kişinin aklında günde 70 bin düşünce geçiyor. Buna dakikada 49 düşünce diyebiliriz ve ortalama olarak her üç dakikada bir farklı bir eylem yapılıyor. Bunun sonucunda da orijinal işe dönmek 25 dakika alıyor.
• Çalışanların çoğu ayda 62 toplantıya katılıyor ve bunun sonucunda vakitlerinin boşa gittiğini düşünüyorlar.
• Her ay boşa harcanmış ve verimsiz geçen 31 saat bu toplantılara ayrılıyor.

Araştırmada da göründüğü gibi verimsiz toplantılar, çalışanların performanslarını düşürdüğü gibi onların vakitlerini de çalıyor. İş yerlerindeki en büyük verimsizlikler olarak ele alındığı için toplantıların aslında beklenen işin yapılmasında çok da etkili olmadığını söyleyebiliriz.

Bu sorunun üzerine gitmek ve neler yapabileceğinizi öğrenmek için “İş yerindeki toplantılarınızda verimliliğinizi artıracak 9 tavsiye” isimli rehberimize göz atabilirsiniz.

Şimdide infografikte yer alan diğer başlıkları ele alalım.

• En çok vakit kaybına neden olan 5 aktivite şu şekilde: E-postalar (%43,5), Toplantılar (%42,3), İnternette vakit geçirmek (%21,8), işe gidiş geliş ve trafik (%17,4), Erteleme (%10).
• Bir çalışan ortalama olarak her hafta işle ilgili 34 e-posta alıyor ve e-postadan sonra tekrar işe odaklanmak için ortalama 16 dakika harcıyor. Bunun sonucunda tahmini olarak 4864 dakika boşa harcanmış oluyor.

İş yerinde eylemler için harcanan vakitler ele alındığında ise:

• Öğle yemeği 30 dakika.
• Sosyal medya ve haberlere bakmak 1 saat.
• Kahve molaları 15 dakika.
• E-posta kontrolü 30 dakika.
• Takım toplantıları 1 saat.
• Toplamda 3,15 saat boşa harcanmış oluyor.

İş yerindeki bu tür aktivitelerin aldığı vakitler göz önüne alındığında aslında mesai saatinin büyük bir bölümünün boşa gittiğini görebiliyoruz.

Mesai saatleri içinde verimliliği artırmak içine ne yapmak lazım?

Çalışanların ve yöneticilerin, verimliliklerini artırabilmeleri için iş yerinde bazı kurallara uymaları ve uygulamaları gerekiyor. Aşağıda neler yapılıp yapılmaması gerektiğini sizinle paylaşacağız.

• E-postalar gelindiği gibi okunmamalı. Bunun yerine gün içinde 3 kez kontrol edilmeli.
• İş yerinde haber okuma ve sosyal medya aktiviteleri yapılmamalı. Mesai saatleri içerisinde akıllı telefonlarda uçak moduna geçilerek, internet kullanımı sınırlandırılmalı.
• Tüm toplantılara katılınmamalı. Önemli toplantılar belirlenerek, sadece bunlara katılınmalı.
• Zor işler ertelenmemeli. Öncelikli olarak bu işlere odaklanılmalı.
• Bir amaç olmadan çalışılmamalı. Belli bir planla, işler ele alınmalı.
• Bitiş süresi belli olmayan bir iş yapmamalı. Bir işe başlarken, 60-90’lık bir çalışma süresi belirlenmeli.
• Tüm iş bir kerede ele alınmamalı. Büyük görevler ve işler belli parçalara bölünmeli.

Infografikte paylaşılan bilgiler bu şekildeydi. Dilerseniz aşağıdan infografiği inceleyebilirsiniz.